5 Tipps, um während deines Arbeitstages mehr zu erledigen

Wir alle wissen, dass es für das Erreichen unserer persönlichen Ziele sehr wichtig ist, genügend Zeit für uns selbst zu haben. Aber mit einem Vollzeitjob und anderen Verpflichtungen kann es schwer sein, die nötige freie Zeit zu finden. Diese 5 Tipps werden dir helfen, deine Arbeitstage besser zu planen, damit du deine Träume erfüllen kannst und trotzdem an dem arbeiten kannst, was sich nicht aufschieben lässt.

1. Mache eine priorisierte Liste mit allen Aufgaben, die du jeden Tag erledigen musst.

Was für ein toller Tipp – aber er ist trotzdem wahr! Es gibt zwei Arten von Menschen auf der Welt: diejenigen, die eine To-Do-Liste machen und ihre Aufgaben erledigen, und diejenigen, die das nicht tun. Der Unterschied zwischen diesen beiden Gruppen ist einfach – die eine Gruppe bekommt die Dinge erledigt, die andere nicht. Ich bin mir sicher, dass du diesen Spruch schon einmal gehört hast; er ist wirklich wahr. Wenn du im Business oder in anderen Bereichen erfolgreich sein willst, dann brauchst du eine tägliche Routine, bei der dein Erfolg an erster Stelle steht. Mit etwas Übung kannst du das leicht zur Gewohnheit werden lassen, aber es ist wichtig zu wissen, wie genau du deine Aufgabenliste jeden Tag erstellst, also lass mich dir von meinem Prozess erzählen.

Es ist wichtig, dass du eine priorisierte Liste mit allen Aufgaben erstellst, die du jeden Tag erledigen musst. Um dies zu erreichen, erstelle zunächst mehrere Spalten auf einem Blatt Papier oder digital und betitele sie wie folgt: „Muss“, „Soll“, „Kann“ und schreibe schließlich alles, was dir in den Sinn kommt, unter die jeweilige Spaltenüberschrift. Als nächstes fragst du dich, welche Aufgabe aus der „Muss“-Spalte am wichtigsten ist (sei hier realistisch). Dann erledige sie, streiche sie ab und gehe zum nächsten Punkt auf der Liste über. Das machst du so lange, bis du jede Zeile aus der „Muss“-Spalte abgehakt hast. Nun ist der Rest deiner Zeit für die “Soll”- und “Kann”-Aufgaben verfügbar. Sollte diese Zeit für dich nicht ausreichen, solltest du wirklich über dein generelles Arbeitspensum nachdenken. Vielleicht hast du insgesamt zu viel zu tun.

2. Sei proaktiv und bitte um Hilfe, wenn du sie brauchst

Einer der wichtigsten Schritte, um deine Ziele zu erreichen, ist es, sie zu setzen. Diese Aussage ist nicht so einfach, wie sie scheint, aber wenn du weißt, wie und wann du um Hilfe bitten kannst, können die Dinge einfacher oder zumindest handhabbarer werden. Lass mich dir eine Geschichte erzählen, die kürzlich mit jemandem passiert ist, den ich hier in diesem Artikel nur mit seinen Initialen bezeichnen werde – LR (sein richtiger Name ist Lars).

Lars hatte wochenlang an der Fertigstellung eines Projekts gearbeitet, ohne dass es Fortschritte gab. Der Abgabetermin war am kommenden Montag, also sah Lars‘ Wochenende ziemlich düster aus. Er hatte noch eine gewaltige Aufgabe vor sich, die ihn den ganzen Samstag in Anspruch nehmen würde. Er hatte keine Zeit, es selbst zu machen und er wusste, dass wenn er um Hilfe bitten würde, die Dinge reibungsloser ablaufen würden und das Projekt schneller fertig werden würde.

Lars suchte nach etwas Ablenkung und ging hinüber zu Michaels Büro, um ein wenig zu plaudern. Michael sagte: “Hey Mann, vergiss nicht, dass wir nächste Woche das Klassentreffen haben! ” “Oh ja, das habe ich total vergessen”, antwortete Lars mit einem Seufzer, während er sich in seinen Stuhl sinken ließ. “Es tut mir leid, Kumpel, aber ich muss dieses Projekt fertigstellen. Ich muss noch die Abschlusspräsentation für mein Projekt ausarbeiten. Das wird mein ganzes Wochenende in Anspruch nehmen. Es sieht so aus, als könnte ich etwas Hilfe gebrauchen. Hast du eine Vorlage, die ich verwenden könnte?”

Michael war selbst ein erfahrener Projektmanager. “Ich werde deine Abschlusspräsentation bis zum Ende des Tages für dich fertig haben”, versprach er, als er Lars aus seinem Büro geleitete. “Das ist kein Problem, ich bin nur froh, dass ich helfen kann. Es gibt nichts Einfacheres als Präsentationen zu machen.”

3. Hör auf mit dem Multitasking und konzentriere dich auf eine Aufgabe zur Zeit

In der heutigen Welt ist es schwieriger denn je, sich voll auf ein Projekt oder eine Aufgabe zu konzentrieren, wenn es so viele Ablenkungen um uns herum gibt. Das gilt vor allem für den Arbeitsplatz, denn Computerarbeitsplätze und Smartphones sind überall verfügbar, wo wir hingehen. Aber wenn du lernst, deine Impulse zur ständigen Ablenkung zu kontrollieren, wirst du in der Lage sein, mehr in kürzerer Zeit zu erledigen und dabei ein besserer Entscheidungsträger zu werden.

4. Mach jede Stunde eine Pause

Du sitzt bei der Arbeit. Draußen ist es kalt. Dein Chef sitzt dir im Nacken und verlangt Ergebnisse für das Projekt, das morgen fällig ist, und du hast noch einen Haufen anderer Projekte zu erledigen. Du hast das Gefühl, den ganzen Tag nichts geschafft zu haben und der Stapel Arbeit vor dir wird nie enden.

Im Büro kann es schwer sein, eine Pause zu machen, wenn du in der “Zone” bist. Du hast vielleicht das Gefühl, dass du durch eine Pause nur deinen Schwung verlierst. Wenn du jedoch keine Pausen einlegst, kann deine Produktivität sogar sinken.

Strukturiere deinen Kalender jeden Tag und erinnere dich daran, deine persönlichen „Zwangspausen“ einzuplanen, um das Produktivitätsniveau zu halten.

5. Richte deine E-Mails und sozialen Medien so ein, dass du nur wichtige Nachrichten erhältst und keine Benachrichtigungen über neue E-Mails oder Posts anderer Leute.

Ist es wirklich notwendig, ständig online zu sein? Ja, die 24-Stunden-Nachrichtenzyklen sind voll mit den neuesten bahnbrechenden Geschichten. Das Gleiche gilt für die sozialen Medien. Du brauchst keine Benachrichtigungen, die jedes Mal eintrudeln, wenn jemand deinen Beitrag mag oder auf einen Kommentar zu etwas antwortet, das einige Stunden zuvor passiert ist. Indem du diese Art von Ablenkungen zum Schweigen bringst, hast du mehr mentale Energie für Dinge, die kreatives Denken erfordern.

Am Anfang kann es schwierig sein, nicht nach neuen Nachrichten und Benachrichtigungen zu suchen. Aber du wirst dich an deine neue Art der Verbindung mit deinem Smartphone gewöhnen. Und du wirst die Vorteile der neuen Gewohnheit zu schätzen wissen.

Schaffe Dir Freiheit durch besseres Zeitmanagement

Die besten Dinge im Leben erfordern die meiste Arbeit, und das meiste aus deinem Tag herauszuholen bedeutet, dass du dich auf das konzentrieren kannst, was wichtig ist – und dass du dir den Freiraum schaffst, diese einzigartigen Aufgaben zu erledigen. Wenn du dich auf das konzentrieren kannst, was wichtig ist, kannst du mehr wertvolle Zeit für dich selbst generieren. Du kannst dich auf deine Prioritäten konzentrieren, was dir die Freiheit gibt, noch mehr aus deiner Zeit zu machen.

Fotos von Estée Janssens auf Unsplash