5-Why-Methode – Beispiel zur Anwendung

Die 5-Why-Methode ist ein Beispiel für ein Problemlösungsinstrument, das Managern und Mitarbeitern dabei hilft, Probleme an der Wurzel zu packen. Sie kann in vielen verschiedenen Situationen eingesetzt werden, wird aber häufig im Rahmen des Innovationsprozesses oder im Lean Management verwendet.

Mithilfe der 5-W-Methode kannst du schnell und einfach die Ursache eines Problems herausfinden und dann an einer Lösung arbeiten.

Im heutigen Blogbeitrag werden wir dir ein praktisches Beispiel dafür geben, wie die 5-Why-Methode zur Lösung eines Problems eingesetzt wurde.

Inhaltsverzeichnis

• Was ist die 5-Why-Methode und was sind ihre Vorteile?
• Wie man die 5-Why-Analyse bei der Problemlösung anwendet
  • Definiere das Problem, das du lösen willst
  • Frage dich, warum es dieses Problem gibt (erstes Warum)
  • Formuliere eine Antwort auf deine Frage
  • Frage dich erneut, warum dies der Fall ist (zweites Warum)
  • Wiederhole die Warum-Frage-Antwort-Schritte insgesamt 5 Mal
  • Jetzt solltest du die Ursache für das Problem gefunden haben und kannst an einer Lösung arbeiten
• Wie die 5-Why-Methode dir helfen kann, deine eigenen Motivationen und dein Verhalten zu verstehen
• Abschließende Gedanken zur 5-Why-Methode und ihrer Nützlichkeit für die Lösung von Problemen

Was ist die 5-Why-Methode und was sind ihre Vorteile?

Die 5-Why-Analyse ist ein einfaches, aber wirkungsvolles Instrument, mit dem du oder dein Team schnell und einfach die Ursache eines Problems herausfinden kannst. Sobald du die Ursache gefunden hast, kannst du an einer Lösung arbeiten.

Die 5-Why-Methode hat viele Vorteile, z. B.:

1. Sie zwingt dich dazu, über das Problem nachzudenken und stellt gezielte Fragen danach, warum das überhaupt da ist.
2. So kommst du der Ursache eines Problems schnell und effizient auf die Spur.
3. Sie kann in vielen verschiedenen Situationen eingesetzt werden, nicht nur bei Problemen mit einer technischen Ursache.
4. Es ist ein einfaches Werkzeug, das jeder lernen und anwenden kann.
5. Es ist ein Werkzeug, das sowohl bei der individuellen Problemlösung als auch bei Gruppen-Brainstorming-Sitzungen eingesetzt werden kann.

Somit kannst du mit der 5W-Methode über eine Ursachenanalyse Probleme schnell, effizient und auch mit Hilfe von anderen Leuten lösen, wenn du mit deinen Fragen den Grund der beobachteten Symptome ausmachst.

Wie man die 5-Why-Analyse bei der Problemlösung anwendet

Das Grundprinzip der 5-W-Methode ist einfach: Du fragst fünfmal hintereinander nach dem Warum eines Problems. Mit jeder Antwort auf deine Fragen kommst du der Ursache des Problems näher.

Hier sind die einzelnen Schritte, wie du die 5-W-Methode richtig anwendest:

1. Definiere das Problem, das du lösen willst.

Um das Problem zu definieren, das du mit der 5-Why-Methode lösen willst, musst du konkret werden. Das gelingt dir zum Beispiel mit der Formulierung einer Beobachtung, die du gemacht hast. Diese Formulierung sollte dann in dir Fragen nach dem “Warum” hervorrufen.

Hier ist ein Beispiel für eine Beobachtung: Der Motor meines Autos springt nicht an, wenn ich den Starterknopf drücke.

Das ist deine Problembeschreibung. Achte darauf, dass du die Formulierung so klar wählst, dass auch andere Leute eine klare Vorstellung von dem Problem entwickeln können, wenn du ihnen deine Beobachtung mitteilst. Arbeitest du also mit mehreren Leuten im Team, dann einigt euch zusätzlich darauf, dass die Beobachtung für alle klar formuliert ist.

Anderfalls solltet ihr aufkommende Frage klären – löst aber noch nicht das Problem! Klärt zunächst nur die Formulierung der Beobachtung.

2. Frage dich, warum es dieses Problem gibt (erstes Warum).

Sobald du aus deiner Beobachtung eine klare Vorstellung von deinem Problem hast, formuliere einen Satz, der nach dem Warum fragt.

Hier ist ein Beispiel für den Beginn der 5-Why-Methode:

• Beobachtung: Der Motor meines Autos springt nicht an.
• Warum-Frage: Warum springt der Motor meines Autos nicht an?

Stört dich, dass die Fragen eventuell relativ simpel klingen? In diesem Beispiel ist der Sachverhalt natürlich relativ einfach gewählt, um das Prinzip zu verdeutlichen. Gerade diese Einfachheit hilft dir dabei, die Methode besser zu verstehen.

Wie würde die erste Warum-Frage für eine Beobachtung lauten, die du gemacht hast?

3. Formuliere eine Antwort auf deine Frage.

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, eine Antwort auf die Warum-Fragen zu finden.

• Untersuche, ob es Erklärungsmöglichkeiten in der Umgebung gibt, die das Problem erklären könnten.
• Du kannst zum Beispiel dein eigenes Wissen nutzen.
• Du kannst das Problem im Internet recherchieren.
• Du kannst im Austausch mit anderen Leuten eine mögliche Ursache identifizieren
• usw.

Es gibt viele weitere Alternativen, um auf mögliche Ursachen für das erste Warum zu kommen.

Es ist wichtig, dass du deine Antwort so formulierst, dass sie später überprüft werden kann. Das bedeutet, dass deine Antwort nicht auf Annahmen, sondern auf Fakten beruhen sollte.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie du eine Antwort auf die erste Warum-Frage findest:

• Warum-Frage: Warum springt der Motor meines Autos nicht an?
• Mögliche Antworten:
  • Der Anlasser funktioniert nicht.
  • Der Tank ist leer.
  • Die Batterie des Schlüssels ist leer.
  • Du hast den falschen Autoschlüssel eingepackt.
  • …

Wie du merkst, gibt es nicht immer eine einzige Möglichkeit für eine Antwort auf deine Frage. Du kannst also mehrere Antworten sammeln.

Wähle danach die Antwort aus, die dir wahrscheinlich am meisten bei der Ergründung der Ursache weiterhelfen wird.

4. Frage dich erneut, warum dies der Fall ist (zweites Warum).

Nun hast du das Prinzip sicherlich schon durchschaut. Jetzt geht es darum, für die gefundene Antwort erneut eine Ursache und somit eine neue Warum-Frage zu finden.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie du das zweite Warum findest:

• Erste Warum-Frage (1. Antwort): Das Auto springt nicht an, weil die Batterie im Schlüssel leer ist.

• Zweite Warum-Frage: Warum ist die Batterie im Autoschlüssel leer?

Suche dann wieder mögliche Antworten:

• Die Batterie ist leer, …
  • weil sie besonders billig und nicht langlebig ist.
  • weil der Schlüssel jeden Tag mehrmals benutzt wird.
  • weil du sie vor kurzem gegen eine andere ausgetauscht hast, die offenbar doch nicht mehr ganz voll war.
  • …

Wie du merkst, ergeben sich auch hier wieder viele Möglichkeiten. Du öffnest also erneut einen Lösungsraum und musst dich entscheiden, mit welcher Antwort du weitermachst.

5. Wiederhole die Warum-Frage-Antwort-Schritte insgesamt 5 Mal.

Du kannst diesen Prozess eigentlich so oft wiederholen, wie du willst. Aber das Prinzip ist, dass du dich 5 Mal hintereinander fragst, warum etwas der Fall ist.

Wenn du merkst, dass schon 2 oder 3 Zyklen mit Fragen ausreichen, dann ist das natürlich in Ordnung. Du solltest dich jedoch auch dann nochmals fragen, ob das wirklich schon die Ursache ist, nach der du gesucht hast. Die Zahl 5 ist jedoch keine Pflicht.

Letzten Endes arbeitest du dich also Schritt für Schritt von der Wirkung zur Ursache eines Problems vor, bis du schließlich die Kernursache identifiziert hast. Daher heißt diese 5W-Methode auch Root-Cause-Analysis, da sie mit ihrer Vorgehensweise nach der Grundursache sucht.

6. Jetzt solltest du die Ursache für das Problem gefunden haben und kannst an einer Lösung arbeiten.

Das Ziel der 5W-Methode ist es nicht, eine Lösung für ein Problem zu finden, sondern seine Ursache zu ermitteln. Wenn du das getan hast, sollte es dir leichter fallen, Räume für die Suche nach einer Lösung zu öffnen.

Wenn du dir nicht sicher bist, ob du die Ursachenanalyse erfolgreich durchlaufen hast, kannst du die Schritte so lange wiederholen, bis du überzeugt bist, dass du sie gefunden hast.

Wie die 5-Why-Technik dir helfen kann, deine eigenen Motivationen und dein Verhalten zu verstehen

Die 5-Why-Technik ist ein großartiges Werkzeug, um die Ursachen von Problemen zu verstehen. Aber sie kann dir auch helfen, deine eigenen Motivationen und Verhaltensweisen zu verstehen.

• Du kannst sie nutzen, um herauszufinden, warum du etwas tust oder warum du dich auf eine bestimmte Weise verhältst
• Sie kann dir helfen, den Dingen auf den Grund zu gehen und sie aus einem anderen Blickwinkel zu sehen
• Du kannst sie auch nutzen, um Lösungen für persönliche Probleme zu finden.

Sie eignet sich also nicht nur für technische Problemstellungen (beispielsweise in Prozessen oder der Produktion), sondern beispielsweise auch für die Suche nach emotionalen Ursachen. Das ist besonders hilfreich, wenn du mit Hilfe einer Innovationsmethode wie Design Thinking nach einer nutzerfokussierten Lösung suchst.

Probleme sind in der Regel niemals ausschließlich funktional. Emotionale Aspekte spielen eigentlich immer mit und stellen einen mehr oder weniger großen Teil des Problems dar. Daher sollte eine Lösung dann auch zusätzlich auf die emotionalen Aspekte einzahlen.

Abschließende Gedanken zur 5-Why-Methode und ihrer Nützlichkeit für die Lösung von Problemen

Die 5-Why-Methode ist ein einfaches, aber wirkungsvolles Werkzeug zur Lösung von Problemen. Sie ist nicht nur geeignet, um die Ursache eines technischen Problems zu finden, sondern auch für persönliche bzw. emotionale Probleme.

Sie kann dir helfen, mit Hilfe der Fragen in der Ursachenanalyse die dahinterliegenden Motivationen und Verhaltensweisen zu verstehen und umfassende Lösungen für Probleme aller Art zu finden.

So sammelst du im Laufe der Zeit zahlreiche 5 Why Beispiele: wenn du die 5W-Methode anwenden willst, brauchst du nur damit anzufangen. Je mehr Übung du hast, desto leichter wird dir die Suche nach Ursachen fallen. Und wenn du sie im Rahmen eines Design-Thinking-Projekts ausprobieren möchtest, stehen wir dir an der Innoversität mit unseren Workshopangeboten jederzeit gerne zur Seite. In unseren Trainings lernst du ganz automatisch auch das 5-W-Modell kennen.