Nichts ist besser als ein Workshop, der Ergebnisse liefert, die von den Teilnehmern tatsächlich auch umgesetzt werden. Freiwillig. Und engagiert. Kurzfristig. Damit die Ergebnisse auch im Unternehmen spürbar werden. Doch allzu häufig sind die Nachwirkungen von Workshops enttäuschend für die Teilnehmer – und auch für die Chefs. Wir geben Dir fünf einfache Komponenten, die Deinen nächsten Workshop für Dich und die anderen Teilnehmer garantiert erfolgreicher machen.
Vergiss mal für einen Moment die unübersichtlichen Tasklisten in Excel, unhandliche Fotoprotokolle in Powerpoint und natürlich das vorbildlich gemalte “Herzlich Willkomen”-Flipchart, das der Workshopmoderator hochmotiviert an die Eingangstür des Workshopraums gestellt hat. Diese Tools sind sicherlich nützlich und wichtig, wenn es um die Gestaltung von Workshops geht. Doch ihre Wirkung verhallt häufig genau in der Sekunde, in der die Workshopteilnehmer den Raum wieder verlassen haben.
Wir brauchen mehr digitale Tools im Workshop! Wirklich?
Schnell wird der Ruf nach den neuesten Startup-Produkten und ihren Apps laut. Nutzt bitte alle diese eine App. Aber nur diese, nicht die andere. Es ist die beste. So werden wir garantiert alle unsere Aufgaben erledigen.
Klappt nicht? Natürlich nicht! Zumindest nicht so pauschal und auch nicht sofort. Denn es braucht für leistungsstarke Teams mehr als Tools und Prozesse, die von allen eingehalten werden. Am wichtigsten für erfolgreiche Ergebnisse eines Workshops ist eine Atmosphäre, in der bei allen Teilnehmern eine positive Haltung unterstützt wird. Positiv gegenüber den Workshopteilnehmern, gegenüber den Absichten des Workshops und auch positiv über den Workshop hinaus. Denn die Ergebnisse und Aufgaben sollen schließlich auch umgesetzt werden.
Analoge Tools können starke Wirkungen haben
Schaffen wir also eine Atmosphäre, mit der wir den Erfolg von Workshops sprunghaft steigern können. Das gelingt am besten mit analogen Tools. Es klappt sogar gleich bei der ersten Anwendung, und die Maßnahmen sind ganz einfach. Hier sind unsere fünf Tipps für Deinen nächsten Workshop:
1 – Beginne mit einem Checkin
Bevor Du mit dem Workshop loslegst, solltest Du einen Checkin machen. Wie das funktioniert findest Du genau erklärt in diesem Blogbeitrag: Check-In Methode: Besprechung agil beginnen.
Formt dazu am besten einen Kreis, im Sitzen oder Stehen. So können sich alle Teilnehmer sehen. Jede/r Teilenehmer/in beantwortet dann nacheinander dieselbe Frage mit wenigen Worten. Die folgenden Fragen eignen sich zum Beispiel besonders gut für einen Checkin:
- Was geht Dir gerade im Kopf herum, das die anderen Teilnehmer wissen sollten?
- Was gibt Dir besonders viel Kraft und macht Dir besonders Spaß?
- Wie hat Dich unser letztes Treffen beeinflusst und was hat sich in Deiner Arbeit dadurch verändert?
Wähle also für euren Checkin eine Frage aus und gebt sie reihum in die Workshopgruppe. Wenn ihr alle die Frage beantwortet habt, könnt ihr mit dem Workshop loslegen.
Eine komfortable Alternative zum selbst organisierten Check-In kannst Du mit unserem Check-In-Skill für Meetings auf Amazon Alexa nutzen: hier erhältst Du mehr Informationen zum Check-In mit Alexa.
2 – Begrenze Gruppengrößen auf 4-7 Personen
Je größer Gruppen werden, desto weniger können sich alle Gruppenmitglieder an Diskussionen und gemeinsamen Aufgaben beteiligen – zumindest in den meisten Workshops. Wir beobachten in Gruppen von 8 und mehr Teilnehmern häufig, dass sich die Gruppe in mehrere Untergruppen aufteilt und so das Vorankommen bei der zu bearbeitenden Aufgabe ins Stocken gerät.
Ermögliche es also Deinen Teilnehmern, dass sie zu guten Ergebnissen kommen können, indem Du die Gruppengröße begrenzt.
3 – Definiere und verteile Rollen
Es gibt in Workshops verschiedene Aufgaben, die zu bearbeiten sind: Zeiten einhalten, To-Do’s festhalten, Teilnehmer beobachten, usw. Wenn Du einmal darüber nachdenkst, kommt schnell eine Liste verschiedenster Aufgaben zusammen. Du kannst Dich in einem Workshop niemals um alles und schon gar nicht um alles gleichzeitig kümmern.
So geht es natürlich auch Deinen Teilnehmern. Damit sie die Workshopaufgaben gut bewältigen können, solltest Du ihre Aufgaben verschiedenen Rollen zuweisen. Häufig bewähren sich die folgenden Standardrollen:
- Moderator/in – moderiert Diskussionen, Arbeitsphasen,
- Zeitwächter/in – achtet darauf, dass die vorgegebenen Zeiten für die Erledigung von Aufgaben in der Gruppe eingehalten werden
- Beobachter/in – hat ein Auge auf die Gruppe und vielleicht auch auf das, was zwischen den Zeilen passiert
- Schreiber/in – notiert das Gesagte, damit es dokumentiert wird (zum Beispiel auf Post-Its während eines Brainstormings)
Das sind nur ein paar Beispiele für mögliche Rollen in Workshops. Bei der Gestaltung und Festlegung deiner Rollen bist Du natürlich vollkommen frei. Achte jedoch darauf, dass sie zu den Aufgaben im Workshop passen. Die Teilnehmer sollen auch mit den Rollen gut zurecht kommen. Probiere Deine Rollenideen einfach einmal aus. Später kannst du sie zum Beispiel mit Hilfe des Feedbacks der Workshopteilnehmer Schritt für Schritt in weiteren Workshops anpassen.
4 – Gib den Stillen eine Chance
Es gibt Leute, die zunächst gerne eine gewisse Zeit über eine Aufgabe oder eine Frage nachdenken. Erst danach äußern sie sich dazu. Besonders introvertierte Menschen machen sich bevorzugt Gedanken in ihrem Kopf. Sie tauschen sich meist weniger intensiv mit anderen Leuten darüber aus. Demgegenüber lieben Extrovertierte eine eher intensive verbale Interaktion mit anderen Menschen, um zu Ergebnissen zu kommen.
Keine dieser beiden Verhaltensweisen ist der anderen überlegen. Jedoch geraten die ruhigeren, introvertierten Denker oft unter die Räder, wenn Extrovertierte sich Diskussionsschlachten liefern. Dadurch gehen ihre Gedanken und Ideen verloren, obwohl sie bestimmt einen wertvollen Beitrag liefern würden.
Gib daher Deinen ruhigeren Workshopteilnehmern eine Chance, indem Du ihnen Gelegenheit zum Nachdenken gibst. Dabei sollen sie nicht gestört werden. Hierfür kannst Du zu Beginn einer Workshopaufgabe ein paar Minuten Stille walten lassen. Alle Teilnehmer sollten währenddessen einen Stift und Papier zur Verfügung haben. Damit können sie ihre Gedanken zur Aufgabe notieren.
Wenn die Stillephase vorbei ist, kann die Diskussion eröffnet werden – natürlich moderiert. So unterstützt Du beide Charaktere besser dabei, sich in den gestellten Aufgaben einzubringen.
5 – Schließe mit einem Checkout ab
Ähnlich wie beim Checkin stellt ihr euch zum Abschluss des Workshops wieder im Kreis auf. Darin beantwortet ihr reihum dieselbe Frage. Verwendet dazu nur wenige Worte und sorgt dafür, dass jede/r Teilener/in etwas antworten kann.
Eure Frage könnte zum Beispiel folgendermaßen lauten:
- Gibt es etwas aus dem heutigen Workshop, das wir beim nächsten Mal wieder machen sollten?
- Was geht Dir am Ende dieses Workshops im Kopf herum?
- Was wirst Du nach diesem Workshop anders machen als vorher?
Einfach anfangen und Schritt für Schritt besser werden
Wie Du siehst, sind unsere fünf Tipps ziemlich einfach. Fange trotzdem langsam an, wenn Du Deine Workshops verbessern willst. Vielleicht beginnst Du Deinen nächsten Workshop zunächst einmal mit einem Checkin und beendest ihn mit einem Checkout.
Im nächsten Workshop kannst Du dann darauf achten, dass Rollen definiert und verteilt werden. Schritt für Schritt kannst Du so unsere fünf Tipps in Deine Workshops einführen und dadurch von Mal zu Mal zu besseren Ergebnissen kommen. In unseren Innovationsworkshops achten wir darauf, dass die vorgeschlagenen Tipps immer zum Einsatz kommen, beispielsweise im Design Thinking Prozess.
Übrigens funktionieren die Tipps auch, wenn du keinen Workshop hast, sondern zum Beispiel in einem Meeting eine Methode gezielt anwenden willst. Ein Beispiel hierfür ist die 5-Why-Methode zur Problemlösung. Natürlich klappt es auch mit anderen Methoden.
Hast Du schon Erfahrungen mit unseren Tipps gemacht? Teile Deine Erfahrungen in einem Kommentar und gib den anderen Lesern einen Einblick, was unser Vorschläge in Deinen Workshops bewirkt haben!
Foto: © nd3000 – stock.adobe.com
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